Chữ ký số là gì? Tìm hiểu công dụng của chữ ký số trong doanh nghiệp, phân loại chữ ký số USB Token và Remote Signing, cùng bảng giá các chữ ký số phổ biến năm 2026.
Chữ ký số là gì? Vai trò, công dụng và các loại chữ ký số phổ biến năm 2026
Trong thời đại chuyển đổi số, hầu hết các thủ tục thuế, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử và giao dịch điện tử đều yêu cầu doanh nghiệp sử dụng chữ ký số. Đây được xem là “con dấu điện tử” giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch trực tuyến một cách hợp pháp, nhanh chóng và an toàn.
Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số hay không? Hiện nay có những loại chữ ký số nào và chi phí sử dụng là bao nhiêu? TOP Dịch Vụ Kế Toán sẽ giúp bạn hiểu rõ trong bài viết dưới đây.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số (Digital Signature) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng công nghệ mã hóa dữ liệu nhằm xác thực danh tính của cá nhân hoặc tổ chức khi thực hiện các giao dịch điện tử.
Hiểu đơn giản, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp trong môi trường số.
Khi doanh nghiệp ký một hồ sơ điện tử bằng chữ ký số, hệ thống sẽ xác nhận:
- Người ký là chủ sở hữu hợp pháp của chữ ký số.
- Nội dung văn bản không bị chỉnh sửa sau khi ký.
- Giao dịch được thực hiện đúng quy định pháp luật.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước hoàn toàn trực tuyến mà không cần ký đóng dấu trên giấy.
Có thể bạn quan tâm: Dịch Vụ Thành Lập Công Ty Tại Bình Dương Uy Tín
Chữ ký số hoạt động như thế nào?
Chữ ký số được xây dựng dựa trên hệ thống mã hóa gồm:
- Khóa bí mật (Private Key)
- Khóa công khai (Public Key)
Khóa bí mật được lưu trữ trên thiết bị chữ ký số hoặc nền tảng điện toán đám mây và chỉ chủ sở hữu mới được quyền sử dụng.
Khi ký điện tử:
- Người dùng thực hiện lệnh ký.
- Hệ thống tạo mã hóa xác thực.
- Cơ quan nhận hồ sơ kiểm tra bằng khóa công khai.
- Nếu thông tin khớp, chữ ký được xác nhận hợp lệ.
Quá trình này diễn ra chỉ trong vài giây nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và độ chính xác cao.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?
Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đều cần chữ ký số để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý và thuế.
Một số thủ tục bắt buộc sử dụng chữ ký số gồm:
- Kê khai thuế điện tử.
- Nộp thuế điện tử.
- Phát hành hóa đơn điện tử.
- Kê khai bảo hiểm xã hội.
- Đăng ký lao động.
- Giao dịch hải quan điện tử.
- Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
Nếu không có chữ ký số, doanh nghiệp gần như không thể hoàn thành các thủ tục thuế và hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Công dụng của chữ ký số trong doanh nghiệp
Kê khai và nộp thuế điện tử
Đây là công dụng phổ biến nhất.
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để:
- Ký tờ khai thuế GTGT.
- Ký báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Ký quyết toán thuế TNDN.
- Ký quyết toán thuế TNCN.
- Nộp thuế trực tuyến.
Toàn bộ quy trình được thực hiện trên hệ thống của cơ quan thuế mà không cần nộp hồ sơ giấy.
Phát hành hóa đơn điện tử
Khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ký số để xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng.
Kê khai bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để:
- Báo tăng lao động.
- Báo giảm lao động.
- Điều chỉnh thông tin BHXH.
- Nộp hồ sơ bảo hiểm trực tuyến.
Ký hợp đồng điện tử
Ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng hợp đồng điện tử nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.
Chữ ký số giúp xác nhận người ký và đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng.
Giao dịch với ngân hàng
Nhiều ngân hàng hiện nay cho phép doanh nghiệp:
- Chuyển tiền trực tuyến.
- Thanh toán lương.
- Xác nhận giao dịch.
Thông qua chữ ký số doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Thay vì in ấn, ký đóng dấu và gửi hồ sơ trực tiếp, doanh nghiệp có thể hoàn thành công việc chỉ trong vài phút.
Phân loại chữ ký số theo hình thức
Hiện nay tại Việt Nam, chữ ký số được chia thành hai hình thức phổ biến.
Chữ ký số USB Token
Đây là loại truyền thống được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất.
Thiết bị có hình dạng giống USB và chứa chứng thư số của doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng.
- Chi phí thấp.
- Phù hợp doanh nghiệp nhỏ.
Nhược điểm:
- Dễ thất lạc.
- Phải mang theo thiết bị khi ký.
- Chỉ ký được trên máy tính cài phần mềm hỗ trợ.
Chữ ký số từ xa (Remote Signing)
Đây là công nghệ mới được sử dụng ngày càng phổ biến.
Chữ ký được lưu trữ trên hệ thống đám mây thay vì USB Token.
Người dùng có thể ký:
- Điện thoại.
- Máy tính bảng.
- Laptop.
- Máy tính để bàn.
Ưu điểm:
- Không cần USB.
- Ký mọi lúc mọi nơi.
- Bảo mật cao.
- Thuận tiện cho doanh nghiệp nhiều chi nhánh.
Nhược điểm:
- Phụ thuộc kết nối Internet.
- Chi phí thường cao hơn USB Token.
Các chữ ký số phổ biến tại Việt Nam
Hiện nay có nhiều nhà cung cấp chữ ký số được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép hoạt động.
Viettel-CA
Là một trong những đơn vị có thị phần lớn nhất hiện nay.
Ưu điểm:
- Thương hiệu mạnh.
- Hệ thống hỗ trợ rộng khắp.
- Tương thích tốt với các phần mềm thuế.
Giá tham khảo:
- Khoảng 1.300.000 – 1.800.000 đồng/năm.
VNPT SmartCA
Nổi bật với giải pháp chữ ký số từ xa.
Ưu điểm:
- Ký trên điện thoại.
- Không cần USB Token.
- Dễ sử dụng.
Giá tham khảo:
- Khoảng 1.200.000 – 2.000.000 đồng/năm.
FPT CA
Được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ hệ sinh thái công nghệ mạnh.
Giá tham khảo:
- Khoảng 1.300.000 – 1.900.000 đồng/năm.
MISA eSign
Phù hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán MISA.
Ưu điểm:
- Kết nối trực tiếp hóa đơn điện tử.
- Ký số từ xa.
Giá tham khảo:
- Khoảng 1.000.000 – 1.800.000 đồng/năm.
EasyCA
Giải pháp chữ ký số điện tử thế hệ mới.
Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện.
- Hỗ trợ ký từ xa.
Giá tham khảo:
- Khoảng 1.000.000 – 1.700.000 đồng/năm.
NewCA
Là thương hiệu được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn.
Giá tham khảo:
- Khoảng 900.000 – 1.500.000 đồng/năm.
Nên lựa chọn chữ ký số nào?
Nếu doanh nghiệp mới thành lập và chủ yếu sử dụng để:
- Kê khai thuế.
- Nộp thuế điện tử.
- Xuất hóa đơn điện tử.
Thì USB Token từ Viettel-CA, VNPT-CA hoặc FPT-CA là lựa chọn phù hợp.
Nếu doanh nghiệp có nhiều người quản lý, thường xuyên ký hồ sơ từ xa hoặc làm việc linh hoạt thì nên sử dụng chữ ký số Cloud hoặc SmartCA để thuận tiện hơn.
Chữ ký số là công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp trong thời đại số. Không chỉ giúp thực hiện các thủ tục thuế, hóa đơn điện tử và bảo hiểm xã hội, chữ ký số còn góp phần nâng cao tính bảo mật, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vận hành.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín ngay từ đầu sẽ giúp quá trình kê khai thuế, phát hành hóa đơn và thực hiện các giao dịch điện tử diễn ra thuận lợi hơn.
Nếu bạn đang cần tư vấn lựa chọn chữ ký số phù hợp hoặc dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại Bình Dương, TOP Dịch Vụ Kế Toán luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp từ những bước đầu tiên.
TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – gói toàn quốc.
- Bạn là CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN: đăng ký làm Dịch vụ kế toán miễn phí và chứng minh năng lực để khách hàng lựa chọn
- Bạn là DOANH NGHIỆP: xem ngay DANH SÁCH CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN theo từng tỉnh thành để có nhiều lựa chọn
- Cùng thảo luận tại: Diễn đàn kế toán và thuế
