Biên Bản Giao Nhận Hàng Hóa: Mẫu Chuẩn File Word, Excel là gì, có cần đóng dấu không và cách lập đúng chuẩn năm 2026. Tải mẫu miễn phí cùng TOP dịch vụ kế toán theo quy định kế toán hiện hành.
Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa (còn gọi là biên bản bàn giao hàng hóa) là văn bản ghi nhận việc bên giao hàng đã chuyển giao và bên nhận hàng đã nhận đủ hàng hóa theo hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng đã ký trước đó.
Đây là loại giấy tờ dùng chung cho hầu hết giao dịch mua bán hàng hóa giữa hai doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với hộ kinh doanh, hoặc giữa doanh nghiệp với khách hàng cá nhân.
Khác với hóa đơn (chứng từ thể hiện nghĩa vụ thuế), biên bản giao nhận hàng hóa tập trung xác nhận hành động giao nhận trên thực tế: hàng đã đến tay ai, đủ hay thiếu, còn nguyên vẹn hay có hư hỏng. Chính vì vậy, khi xảy ra tranh chấp về số lượng, chất lượng hoặc thời điểm giao hàng, biên bản giao nhận hàng hóa thường là căn cứ đầu tiên được hai bên đối chiếu.
Quan trọng Hóa đơn từ 05 triệu đồng + Thời điểm ghi nhận chi phí mà chưa thanh toán: Thì để được tính vào chi chí doanh nghiệp cần có các hồ sơ hợp đồng và biên bản bàn giao hàng hóa.
Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa file Word, Excel
TOPdichvuketoan.vn đã chuẩn hóa lại mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo đúng cấu trúc nêu trên, gồm đầy đủ căn cứ hợp đồng, thông tin hai bên, bảng chi tiết hàng hóa và phần ký xác nhận, dưới hai định dạng:
- File Word: phù hợp khi cần chỉnh sửa nội dung, in trực tiếp để ký tay.
- File Excel: phù hợp khi cần lập nhiều biên bản giao nhận hàng hóa liên tiếp hoặc tổng hợp theo dõi trên cùng một bảng tính.
Bạn tải hai file mẫu này ngay ở đây:
Biên bản gồm những nội dung nào?
Một biên bản giao nhận hàng hóa đầy đủ, đúng chuẩn cần có các phần sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên biên bản: “Biên bản giao nhận hàng hóa” hoặc “Biên bản bàn giao hàng hóa”, có số biên bản, ngày tháng năm lập.
- Căn cứ lập biên bản: số hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng đã ký giữa hai bên.
- Thông tin bên giao và bên nhận: tên đơn vị, mã số thuế (nếu là tổ chức), địa chỉ, số điện thoại, người đại diện và chức vụ.
- Thời gian, địa điểm giao nhận cụ thể.
- Bảng chi tiết hàng hóa: số thứ tự, tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng đặt mua, số lượng thực giao, ghi chú (nếu có phát sinh thiếu, hỏng).
- Xác nhận kết quả giao nhận: hai bên xác nhận đã giao, đã nhận đúng và đủ, hoặc ghi rõ phần chênh lệch nếu có.
- Số bản lưu: thông thường lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau.
- Chữ ký, họ tên, chức vụ của đại diện hai bên, kèm dấu của đơn vị nếu là tổ chức.
Thiếu bất kỳ mục nào trong số này, đặc biệt là bảng chi tiết hàng hóa và chữ ký hai bên, biên bản giao nhận hàng hóa sẽ khó dùng làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp hoặc khi giải trình với cơ quan thuế.
Có mấy loại biên bản giao nhận thường dùng?
Tùy vào tính chất giao dịch, biên bản giao nhận hàng hóa có nhiều biến thể. TOPdichvuketoan.vn tổng hợp các loại phổ biến nhất trong bảng dưới đây:
| Loại biên bản giao nhận hàng hóa | Dùng khi nào | Điểm khác biệt chính |
|---|---|---|
| Biên bản giao nhận hàng hóa đơn giản | Giao dịch mua bán thông thường, giá trị nhỏ | Chỉ gồm thông tin cơ bản và bảng hàng hóa |
| Biên bản giao nhận hàng hóa 2 bên | Giao dịch trực tiếp giữa bên bán và bên mua | Không có bên vận chuyển trung gian |
| Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho | Doanh nghiệp vừa cần chứng từ giao dịch, vừa cần chứng từ xuất kho nội bộ | Gộp thêm thông tin thủ kho, tài khoản hạch toán |
| Biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển | Có đơn vị vận chuyển hoặc logistics tham gia | Có thêm bên thứ ba xác nhận tình trạng hàng khi giao cho đơn vị vận chuyển |
| Biên bản nghiệm thu hàng hóa | Hàng hóa cần kiểm tra chất lượng, quy cách kỹ thuật trước khi nhận | Có thêm phần đánh giá đạt hay không đạt tiêu chuẩn |
| Biên bản kiểm kê hàng hóa | Đối chiếu định kỳ tồn kho thực tế với sổ sách | Không gắn với một giao dịch cụ thể mà là đợt kiểm kê |
Phân biệt biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho
Nhiều người nhầm lẫn hai loại chứng từ này.
- Phiếu xuất kho (theo mẫu tại Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC) là chứng từ nội bộ, do thủ kho lập để theo dõi hàng hóa xuất khỏi kho
- Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản giữa hai bên giao dịch, xác nhận việc giao nhận trên thực tế.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp lập song song cả hai, hoặc gộp chung thành biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho để giảm bớt giấy tờ mà vẫn đủ chứng từ cho cả hai mục đích.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản giao nhận có bắt buộc theo pháp luật không? Pháp luật hiện hành không bắt buộc mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cố định, doanh nghiệp tự soạn theo nhu cầu giao dịch. Tuy nhiên trong một số trường hợp (mua hàng không có hóa đơn, ghi nhận chi phí khi chưa thanh toán), đây là chứng từ bắt buộc phải có theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Biên bản giao nhận có cần đóng dấu không? Không bắt buộc theo quy định pháp luật, nhưng nên đóng dấu nếu bên giao hoặc bên nhận là tổ chức, để tăng tính xác thực. Chữ ký của người đại diện hai bên mới là yếu tố quyết định giá trị của biên bản.
Biên bản giao nhận khác gì phiếu xuất kho? Phiếu xuất kho là chứng từ nội bộ do thủ kho lập để theo dõi hàng xuất khỏi kho. Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản giữa hai bên giao dịch, xác nhận việc giao nhận hàng trên thực tế. Doanh nghiệp có thể lập riêng hoặc gộp thành biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho.
Biên bản giao nhận hàng hóa cần lập thành mấy bản? Thông thường lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Trường hợp có bên vận chuyển hoặc bên thứ ba tham gia, có thể lập thêm bản thứ ba.
Biên bản giao nhận có thay thế được hóa đơn không? Không. Biên bản giao nhận hàng hóa xác nhận việc giao nhận trên thực tế, còn hóa đơn là chứng từ thể hiện nghĩa vụ thuế. Hai loại chứng từ này đi kèm nhau chứ không thay thế cho nhau.
Ai chịu trách nhiệm lưu trữ biên bản giao nhận? Cả hai bên tham gia giao dịch đều giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu khi cần. Với doanh nghiệp, biên bản giao nhận hàng hóa nên được bộ phận kế toán lưu cùng hợp đồng và hóa đơn liên quan.
TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – gói toàn quốc.
Một sản phẩm của chúng tôi: Win-Win Back – Cashback Việt nam | Hoàn tiền khi mua hàng Tiktok shop | Shopee
