Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?, vì chữ ký số của người bán là nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Chỉ một số loại hóa đơn được miễn yêu cầu này, phổ biến nhất là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nếu bạn nhận một hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán mà không thuộc diện được miễn, đừng vội kê khai. Hãy yêu cầu người bán lập hóa đơn thay thế trước, để tránh bị loại khỏi thuế GTGT được khấu trừ và chi phí được trừ.
Đội ngũ TOPdichvuketoan đã tổng hợp các quy định còn hiệu lực, kèm lời giải cho những câu hỏi doanh nghiệp tìm nhiều nhất: hóa đơn không có dấu tích xanh, hóa đơn từ máy tính tiền, hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
Quy định về chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử
Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP xếp chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán vào nhóm nội dung bắt buộc của hóa đơn. Cụ thể:
- Người bán là doanh nghiệp, tổ chức: chữ ký số trên hóa đơn là chữ ký số của chính doanh nghiệp, tổ chức đó.
- Người bán là cá nhân: dùng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền.
Chữ ký số chứng minh hai điều: hóa đơn do đúng người bán lập, và nội dung không bị sửa sau khi ký. Thiếu chữ ký, hóa đơn mất cả hai căn cứ này. Đó là lý do hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán bị xem là thiếu nội dung bắt buộc, dù các thông tin khác đều đúng.
Một lỗi thường gặp: doanh nghiệp ký hóa đơn bằng chữ ký số cá nhân của giám đốc thay vì chữ ký số cấp cho mã số thuế doanh nghiệp. Cách ký này không đúng quy định với người bán là tổ chức, và cũng có rủi ro như hóa đơn thiếu chữ ký.
Về thời điểm ký, khoản 9 Điều 10 cho phép thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn. Khi đó, thời điểm khai thuế vẫn tính theo thời điểm lập hóa đơn.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không? – TOP dịch vụ kế toán
Cách nhanh nhất để biết một hóa đơn có cần chữ ký số hay không là đọc ký hiệu hóa đơn, cụ thể là chữ cái thứ hai và thứ năm (ví dụ 1C26TAA).
| Loại hóa đơn | Ký hiệu nhận biết | Chữ ký số người bán | Mã, chữ ký cơ quan thuế | Chữ ký người mua |
|---|---|---|---|---|
| Có mã của cơ quan thuế | Chữ C, ký tự thứ năm là T (1C26TAA) | Bắt buộc | Có mã 34 ký tự | Không bắt buộc |
| Không có mã | Chữ K (1K26TAA) | Bắt buộc | Không có | Không bắt buộc |
| Khởi tạo từ máy tính tiền | Ký tự thứ năm là M | Không bắt buộc | Có mã dạng M1-26-… | Không bắt buộc |
| Cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh | Ký tự thứ năm là L | Không bắt buộc người bán tự có chữ ký số | Có, do cơ quan thuế cấp | Không bắt buộc |
| Tem, vé, thẻ điện tử | Ký tự thứ năm là G hoặc H | Không nhất thiết | Tùy loại | Không bắt buộc |
Ngoài các trường hợp được miễn trong bảng, mọi hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán đều nên xem là chưa hợp lệ. Riêng chữ ký người mua chỉ cần khi hai bên có thỏa thuận ký trên hóa đơn.
Xem thêm: Top 100+ Danh Sách Các Công Ty Dịch Vụ Kế Toán Hàng Đầu Việt Nam Uy Tín Nhất
Hóa đơn xuất từ máy tính tiền không có chữ ký số có hợp lệ không?
Có, vẫn hợp lệ. Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số. Đây là trường hợp phổ biến nhất mà hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán vẫn có giá trị.
Điều kiện đi kèm là máy tính tiền phải kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Bạn nhận biết loại hóa đơn này qua hai dấu hiệu:
- Ký hiệu hóa đơn có chữ M ở vị trí thứ năm, ví dụ 1C26MAA.
- Mã cơ quan thuế có dạng M1-26-XXXXX-XXXXXXXXXXX thay vì chuỗi 34 ký tự.
Nếu mua hàng cho doanh nghiệp, bạn nên yêu cầu ghi tên và mã số thuế người mua trên hóa đơn. Hóa đơn máy tính tiền không ghi thông tin người mua sẽ khó dùng để chứng minh chi phí của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của cơ quan thuế có sao không?
Câu trả lời phụ thuộc vào việc hóa đơn có mã hay không có mã.
- Hóa đơn có mã (chữ C): người bán ký số trước, rồi gửi cơ quan thuế cấp mã. Nếu hóa đơn ký hiệu C mà không có mã cơ quan thuế, hóa đơn chưa được cấp mã và chưa có giá trị sử dụng.
- Hóa đơn không có mã (chữ K): không có chữ ký hay mã cơ quan thuế là bình thường. Tuy nhiên, loại này vẫn bắt buộc có chữ ký số của người bán.
Vì vậy, hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán thuộc loại không có mã là trường hợp rủi ro nhất: trên hóa đơn không còn lớp xác thực nào.
Có thể bạn quan tâm: Thuế VAT Là Gì? Cách Tính Thuế Giá Trị Gia Tăng năm 2026
Đây là hóa đơn dành cho hộ, cá nhân kinh doanh không thường xuyên hoặc tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh bán hàng, quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Người bán khai, nộp thuế rồi đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn.
Người bán trong trường hợp này không bắt buộc tự có chữ ký số, vì giá trị pháp lý của hóa đơn đến từ việc cơ quan thuế cấp. Hóa đơn nhận biết qua chữ L ở vị trí thứ năm của ký hiệu.
Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không?
Chưa chắc là không hợp lệ. Dấu tích xanh chỉ là cách phần mềm đọc tệp PDF hiển thị kết quả kiểm tra chữ ký. Không thấy dấu tích xanh không có nghĩa đó là hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán.
Các nguyên nhân thường gặp:
- Dấu hỏi vàng: máy tính chưa cài chứng thư gốc của tổ chức cung cấp chữ ký số, nên phần mềm không xác minh được. Chữ ký vẫn có, hóa đơn vẫn hợp lệ.
- Mở bản thể hiện thay vì bản gốc: tệp PDF chỉ là bản thể hiện. Tệp XML mới là hóa đơn có giá trị pháp lý.
- Chứng thư số đã hết hạn tại thời điểm xem: chữ ký vẫn hợp lệ nếu chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký.
- Dấu X đỏ: nội dung có thể đã bị sửa sau khi ký hoặc chữ ký bị lỗi. Trường hợp này cần kiểm tra ngay trên cổng hóa đơn điện tử.
Hỏi đáp về hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không? Không hợp lệ, vì chữ ký số của người bán là nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ngoại lệ gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh và một số loại tem, vé, thẻ.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có được khấu trừ thuế GTGT không? Không, nếu hóa đơn không thuộc diện được miễn chữ ký. Người mua nên yêu cầu người bán lập hóa đơn thay thế trước khi kê khai.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có cần chữ ký số không? Không bắt buộc. Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế vẫn hợp lệ khi không có chữ ký số.
Hóa đơn điện tử có bắt buộc chữ ký của người mua không? Không bắt buộc. Hóa đơn chỉ cần chữ ký người mua khi người mua và người bán có thỏa thuận ký trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không? Có thể vẫn hợp lệ. Dấu tích xanh chỉ là kết quả hiển thị của phần mềm đọc PDF; cần kiểm tra chữ ký trong tệp XML hoặc tra cứu trên hoadondientu.gdt.gov.vn.
Doanh nghiệp ký hóa đơn bằng chữ ký số cá nhân của giám đốc có được không? Không đúng quy định. Người bán là doanh nghiệp phải ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp. TOPdichvuketoan khuyến nghị kiểm tra chứng thư số đã đăng ký với cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn.
TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – gói toàn quốc.
Một sản phẩm của chúng tôi: Win-Win Back – Cashback Việt nam | Hoàn tiền khi mua hàng Tiktok shop | Shopee
