Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập từ A-Z: Quy trình, hồ sơ, biểu mẫu, cài đặt phần mềm, kê khai lao động, nộp hồ sơ và các lỗi thường gặp năm 2026.
Quy trình tham gia bhxh lần đầu cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp mới thành lập và lần đầu tham gia bảo hiểm xã hội, kế toán chỉ cần thực hiện theo 03 bước dưới đây. Đây cũng là quy trình áp dụng khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp trên Dịch vụ công, giúp doanh nghiệp hoàn tất việc tham gia BHXH hoàn toàn trực tuyến.
Bước 1. Đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
Đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp với cơ quan BHXH. Đây là điều kiện bắt buộc trước khi có thể báo tăng lao động hoặc đóng BHXH cho người lao động.
Kế toán cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm mẫu đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, Giấy phép kinh doanh. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử.
Một số nơi như: HCM, Hà Nội … Được cấp mã đơn vị sau khi thành lập doanh nghiệp. Kế toán kiểm tra ngay tại: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/don-vi-tham-gia-bhxh.aspx
- Chọn tỉnh nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp
- Chọn cơ quan BHXH theo Phường / Xã nơi đặt trụ sở công ty
- Điền mã số thuế công ty mới thành lập
- Tick chọn “Tôi không phải là người máy”
- Bấm vào tra cứu => Và xem kết quả
Nếu Đã có mã Thì chỉ việc mua phần mềm BHXH hoặc Đăng ký dichvucong bhxh là báo tăng. Nếu chưa có mã hãy cùng TOP dịch vụ kế toán Tìm hiểu bước tiếp theo Đăng ký cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp theo mẫu 2026
Bước 2. Đăng ký giao dịch điện tử và phần mềm BHXH
Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành đăng ký giao dịch điện tử, kết nối chữ ký số và sử dụng phần mềm BHXH điện tử.
Đây là bước quan trọng trong hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu qua mạng cho doanh nghiệp, giúp kế toán có thể kê khai, ký số và gửi hồ sơ trực tuyến mà không cần nộp hồ sơ giấy.
Có 2 phương để báo tăng BHXH và quản lý lao động là dùng Phần mềm BHXH (khoản 300k – 400k 1 năm) hoặc Dichvucong BHXH (miễn phí)
| Tiêu chí | Phần mềm BHXH điện tử (I-VAN) | Dịch vụ công BHXH |
|---|---|---|
| Chi phí | Khoảng 300.000 – 400.000 đồng/năm (tùy nhà cung cấp và số lượng lao động) | Miễn phí |
| Đăng nhập | Tài khoản I-VAN + chữ ký số | Tài khoản Dịch vụ công BHXH + chữ ký số |
| Thao tác | Giao diện thân thiện, nhiều tính năng hỗ trợ | Giao diện đơn giản, thao tác thủ công hơn, hay gặp lỗi nhưng không có người hỗ trợ |
| Tốc độ kê khai | Nhanh, phù hợp khi thường xuyên báo tăng, giảm, điều chỉnh | Phù hợp với doanh nghiệp ít phát sinh hồ sơ |
| Lưu trữ hồ sơ | Có lịch sử hồ sơ, dễ tra cứu, xuất báo cáo, Tra cứu C12 | Có lưu hồ sơ nhưng tính năng quản lý hạn chế hơn |
| Hỗ trợ kỹ thuật | Có tổng đài và nhân viên hỗ trợ từ nhà cung cấp | Chủ yếu tự thực hiện hoặc liên hệ tổng đài công |
| Đối tượng phù hợp | Doanh nghiệp có nhiều lao động hoặc phát sinh hồ sơ thường xuyên | Doanh nghiệp mới thành lập, ít lao động, muốn tiết kiệm chi phí |
Bước 3. Kê khai nhân sự và báo tăng lao động
Kế toán thực hiện khai báo thông tin người lao động, lập danh sách báo tăng, ký số và gửi hồ sơ trên hệ thống.
Đây cũng là nội dung quan trọng trong hướng dẫn kê khai BHXH trên Dịch vụ công cho doanh nghiệp, đồng thời là thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng lao động.
Sau khi hồ sơ được cơ quan BHXH phê duyệt, doanh nghiệp thực hiện nộp tiền bảo hiểm theo thông báo và người lao động chính thức được tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Hướng dẫn hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
Để thực hiện đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của BHXH Việt Nam. Từ ngày 01/05/2026, hồ sơ được thực hiện theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, trong đó Mẫu TK3-TS là biểu mẫu bắt buộc khi doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH lần đầu.
Hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Mẫu TK3-TS (Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026): Điền thông tin như hình minh họa và để giám đốc ký, đóng dấu đúng quy định
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Giấy phép kinh doanh): Photo / In đóng mọc treo
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trên, kế toán có thể tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH
Tải Mẫu: Mẫu TK3-TS Quyết định 366 mới nhất năm 2026
Mã đơn vị sẽ được gửi về mail đăng ký trong mẫu TK3-TS đã đăng ký. Kế toán – Dịch vụ kế toán nhớ check mail nhé!
Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập sau khi có mã đơn vị
Kế toán Vạn Phúc là đại ký phần mềm BHXH của VNPT đơn vị cung cấp phần mềm BHXH phổ biến nhất hiện nay. Liên hệ chúng tôi để được tư vấn và cài đặt
0896 444 789 – Ms Liễu
Nếu bạn không dùng phần mềm, Sau đây là Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập sau khi có mã đơn vị trên Dịch vụ công BHXH
Sau đây là các bước Hướng dẫn kê khai BHXH trên dịch vụ công cho doanh nghiệp:
- Bước 1: Truy cập https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/index
- Bước 2: Cài ứng dụng ký nền BHXH và cắm Chữ ký số => Xem bài viết: Cài đặt ứng dụng ký số dịch vụ công BHXH
- Bước 3: Bấm vào “Đăng ký” => Chọn “Cơ quan/Tổ chức” => “Tiếp“
- Bước 4: Điền đầy đủ thông tin “Các phần có dấu “*” là bắt buộc điền => Tick chọn “Xác nhận đăng ký” Và bấm “Đăng ký“
- Bước 5: Sau khi đăng ký thành công sẽ có mail gửi về địa chỉ email đã đăng ký, Kế toán check mail và xác nhận
- Bước 6: Xác nhận xong sẽ có mail tiếp theo cấp tài khoản đăng nhập
- Bước 7: Đăng nhập lại đường link ở Bước 1
Một lưu ý nhỏ, nếu báo tăng cho quản lý không hưởng lương nhớ xem bài viết: Mức lương cơ sở hiện tại năm 2026, 2025 và các năm trước
Việc đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập không quá phức tạp nếu kế toán nắm rõ quy trình, chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện theo từng bước. Chỉ cần hoàn thành việc đăng ký mã đơn vị BHXH, đăng ký giao dịch điện tử và báo tăng lao động, doanh nghiệp đã có thể thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tham gia BHXH cho người lao động theo quy định.
Hy vọng bài viết Hướng dẫn đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập đã giúp bạn hiểu rõ từ A-Z về hồ sơ, biểu mẫu, cách kê khai trên Dịch vụ công và các lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện.
TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – gói toàn quốc.
- Bạn là CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN: đăng ký làm Dịch vụ kế toán miễn phí và chứng minh năng lực để khách hàng lựa chọn
- Bạn là DOANH NGHIỆP: xem ngay DANH SÁCH CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN theo từng tỉnh thành để có nhiều lựa chọn
- Cùng thảo luận tại: Diễn đàn kế toán và thuế
