Thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có bắt buộc không, dùng mẫu nào, cần cập nhật thêm những gì. Đội ngũ TOPdichvuketoan.vn hướng dẫn theo Thông tư 121/2026/TT-BTC mới nhất.
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính có bắt buộc không?
Không bắt buộc. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, khi địa giới hành chính thay đổi làm tên gọi tỉnh, xã, phường trên địa chỉ trụ sở thay đổi theo (chứ doanh nghiệp không chuyển trụ sở thực tế), doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cấp mà không bắt buộc phải làm thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính ngay.
Tuy nhiên, Theo Nghị định 288/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 21/07/2026, các doanh nghiệp vi phạm quy định về lưu giữ và kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi sẽ bị phạt. Do vậy, Doanh nghiệp cần cập nhật Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đông thời Thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính luôn.
Tuy nhiên, đội ngũ TOPdichvuketoan.vn khuyến nghị doanh nghiệp vẫn nên chủ động cập nhật, vì địa chỉ không khớp giữa giấy phép và thực tế hành chính hiện tại có thể gây rắc rối khi làm việc với ngân hàng, ký hợp đồng, đấu thầu, hoặc xuất hóa đơn.
Hồ sơ và mẫu biểu cần dùng khi thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính
Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 12, tên đầy đủ là “Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp“, theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 121/2026/TT-BTC (ban hành 21/8/2026) sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 68/2025/TT-BTC (ban hành 1/7/2025).
Mẫu số 12 không chỉ dùng riêng cho thay đổi địa chỉ, mà là mẫu dùng chung cho hầu hết các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nên doanh nghiệp có thể tận dụng cùng một lần nộp để cập nhật nhiều nội dung khác nhau, thay vì làm riêng lẻ nhiều lần.
Doanh nghiệp có thể nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn), chọn đúng phường, xã theo địa giới hành chính mới, hoặc nộp trực tiếp/qua đường bưu điện tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Thời gian xử lý thông thường khoảng 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý dễ bỏ sót: địa chỉ liên lạc của các chức danh trên giấy phép
Khi làm thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính, đội ngũ TOPdichvuketoan.vn lưu ý doanh nghiệp nên rà soát luôn: địa chỉ liên lạc của các chức danh thể hiện trên giấy phép, ví dụ người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập.
Nếu địa chỉ thường trú hoặc địa chỉ liên lạc của những người này cũng nằm trong khu vực bị đổi tên do sáp nhập địa giới hành chính, nên cập nhật đồng thời trong cùng hồ sơ Mẫu số 12, tránh tình trạng địa chỉ trụ sở đã cập nhật nhưng thông tin cá nhân trên giấy phép vẫn còn tên địa danh cũ.
Có cần cập nhật danh sách chủ sở hữu hưởng lợi không?
Nếu doanh nghiệp đã có Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp theo Mẫu số 10 (Phụ lục ban hành theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, được Thông tư 121/2026/TT-BTC sửa đổi), và thông tin của người thuộc diện chủ sở hữu hưởng lợi có thay đổi về địa chỉ do sáp nhập địa giới hành chính, doanh nghiệp nên cập nhật lại Mẫu số 10 cùng lúc với hồ sơ thay đổi địa chỉ.
Chủ sở hữu hưởng lợi được xác định là cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên, hoặc là người có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm người quản lý doanh nghiệp, hoặc người thực tế chi phối các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
Việc kê khai đúng, cập nhật đầy đủ danh sách này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về minh bạch sở hữu, tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ khi cơ quan đăng ký kinh doanh đối chiếu thông tin.
Thường thì các công ty kế toán sẽ hỗ trợ doanh nghiệp việc Thay đổi GPKD: Top 100+ Danh Sách Các Công Ty Dịch Vụ Kế Toán Hàng Đầu Việt Nam Uy Tín Nhất
Nhân tiện cập nhật địa chỉ, có nên rà soát lại ngành nghề kinh doanh không?
Có, đây là thời điểm hợp lý để rà soát. Từ ngày 15/11/2025, theo Quyết định 36/2025/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, các hoạt động đăng ký thành lập doanh nghiệp mới hoặc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh phải sử dụng mã ngành theo hệ thống phân ngành mới, thay cho hệ thống cũ theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
Nếu mã ngành nghề hiện tại của doanh nghiệp bị ảnh hưởng do tách, gộp hoặc đổi mã trong hệ thống mới, doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật lại.
Thủ tục cập nhật ngành nghề cũng dùng chung Mẫu số 12, nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể gộp việc cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính và cập nhật ngành nghề theo hệ thống mới trong cùng một hồ sơ, tiết kiệm thời gian và chi phí nộp hồ sơ so với làm riêng từng lần.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc phải nộp thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính không? Không bắt buộc theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được tiếp tục dùng giấy chứng nhận đã cấp. Tuy nhiên nên chủ động cập nhật để hồ sơ pháp lý khớp với địa giới hành chính hiện tại, đặc biệt khi có giao dịch cần đối chiếu địa chỉ.
Mẫu nào dùng để thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính? Dùng Mẫu số 12 theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 121/2026/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 68/2025/TT-BTC.
Có mất phí khi nộp thông báo thay đổi địa chỉ do sáp nhập địa giới hành chính không? Tùy cách nộp và tùy có sửa thêm chi tiết địa chỉ (số nhà, tên đường) ngoài phần tự động cập nhật theo địa giới hành chính hay không, lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp có thể phát sinh hoặc được miễn theo từng trường hợp cụ thể. Bạn nên kiểm tra tại thời điểm nộp hồ sơ hoặc nhờ đơn vị kế toán uy tín trên TOPdichvuketoan.vn kiểm tra trước.
Có cần cập nhật thông tin người đại diện pháp luật, chủ sở hữu hưởng lợi cùng lúc không? Nên cập nhật cùng lúc nếu địa chỉ liên lạc của các chức danh trên giấy phép, hoặc thông tin trong Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (Mẫu số 10), cũng bị ảnh hưởng bởi thay đổi địa giới hành chính, để tránh phải nộp hồ sơ nhiều lần.
TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – gói toàn quốc.
Một sản phẩm của chúng tôi: Win-Win Back – Cashback Việt nam | Hoàn tiền khi mua hàng Tiktok shop | Shopee
