Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử file Word – Tải miễn phí mẫu cập nhật theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP – TOP dịch vụ kế toán
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, ghi nhận nội dung sai sót trên hóa đơn đã lập, làm căn cứ để bên bán phát hành hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định. Mẫu biên bản dưới đây được cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC – hai văn bản đang có hiệu lực từ 1/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP trước đây.
Link: Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 2026
Khi nào bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Không phải mọi trường hợp hóa đơn sai sót đều cần lập biên bản. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc bắt buộc lập biên bản (văn bản thỏa thuận) phụ thuộc vào loại người mua, không phụ thuộc vào mức độ sai sót nặng hay nhẹ:
- Bắt buộc lập biên bản khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh – áp dụng cho các sai sót ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn.
- Không bắt buộc lập biên bản khi người mua là cá nhân không kinh doanh. Trường hợp này bên bán chỉ cần thông báo cho người mua, không cần văn bản thỏa thuận riêng.
- Không cần lập lại hóa đơn hay biên bản nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ hoặc các nội dung không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa – trường hợp này chỉ cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế.
Nói cách khác: hóa đơn điều chỉnh có cần biên bản hay không, câu trả lời phụ thuộc trước tiên vào việc đối tác của bạn là doanh nghiệp/hộ kinh doanh hay cá nhân tiêu dùng thông thường.
Xem thêm: Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh
Hướng dẫn điền mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Mẫu gồm các mục chính, kế toán điền theo thứ tự sau:
- Thời gian, địa điểm lập biên bản: ghi ngày lập biên bản (nên trùng hoặc trước ngày phát hành hóa đơn điều chỉnh) và địa điểm hai bên làm việc.
- Thông tin Bên A (bên bán) và Bên B (bên mua): tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và chức vụ của cả hai bên. Với bên mua là cá nhân kinh doanh, ghi họ tên và mã số thuế cá nhân (nếu có) thay vì tên công ty.
- Thông tin hóa đơn gốc bị sai: số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, kỳ đã kê khai thuế (nếu đã kê khai). Đây là căn cứ để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Thông tin hóa đơn điều chỉnh sẽ phát hành: số hóa đơn điều chỉnh, ký hiệu, ngày lập tương ứng.
- Lý do điều chỉnh: nêu ngắn gọn nguyên nhân sai sót (ví dụ: sai đơn giá, sai thuế suất, sai số lượng hàng hóa).
- Nội dung trước khi điều chỉnh và nội dung đúng sau điều chỉnh: ghi rõ số liệu cũ và số liệu mới để hai bên đối chiếu.
- Nội dung hai bên thống nhất điều chỉnh: tóm tắt phần chênh lệch tăng hoặc giảm sẽ thể hiện trên hóa đơn điều chỉnh.
- Cam kết và chữ ký: đại diện hai bên ký, ghi rõ họ tên; nếu có con dấu thì đóng dấu theo quy định của mỗi bên. Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để lưu hồ sơ.
Sau khi hai bên ký biên bản, bên bán mới tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh điện tử, ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…” và ký số gửi cho bên mua.
Có thể bạn quan tâm: DANH SÁCH CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điều chỉnh có cần biên bản không? Có, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, chỉ cần thông báo mà không bắt buộc lập biên bản.
Xuất hóa đơn điều chỉnh có cần biên bản không nếu chỉ sai số lượng nhỏ? Có. Mức độ sai sót nhỏ hay lớn không làm thay đổi yêu cầu lập biên bản — yếu tố quyết định là loại người mua và việc sai sót có ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa hay không.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn có cần đóng dấu không? Cần, nếu cả hai bên là tổ chức có con dấu theo quy định. Với cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh không có con dấu, chữ ký của người đại diện là đủ giá trị hoặc có thể dùng chữ ký số thay thế.
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trước hay sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh? Biên bản cần được hai bên thống nhất và ký trước, sau đó bên bán mới căn cứ vào nội dung đã thống nhất để lập và ký số hóa đơn điều chỉnh gửi cho bên mua.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn có bắt buộc theo đúng một form cố định của Bộ Tài chính không? Không. Pháp luật hiện hành chỉ yêu cầu văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, không quy định biểu mẫu bắt buộc cụ thể. Doanh nghiệp có thể dùng mẫu tải ở trên hoặc điều chỉnh theo biểu mẫu nội bộ, miễn đầy đủ các nội dung cần thiết để làm căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Điều chỉnh hóa đơn về 0 dòng, Trường Hợp này cần có biên bản trả hàng và “Nội dung hai bên thống nhất điều chỉnh” ghi là trả lại toàn bộ hàng hóa.
TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – gói toàn quốc.
Đăng ký để dễ tìm thấy các thông tin hữu ích từ TOP dịch vụ kế toán hơn
