Tải miễn phí mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử file Word, cập nhật theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, kèm hướng dẫn điền chi tiết.
Biên bản thay thế hóa đơn điện tử là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, xác nhận hóa đơn đã lập có sai sót cần hủy giá trị sử dụng và được thay thế bằng một hóa đơn mới hoàn chỉnh. Đây là căn cứ bắt buộc trước khi bên bán phát hành hóa đơn thay thế, đặc biệt với các lỗi nghiêm trọng như sai mã số thuế người mua hoặc sai hoàn toàn tên hàng hóa, dịch vụ. Mẫu dưới đây căn cứ theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC — các văn bản đang có hiệu lực từ 1/7/2026.
Link: Tải mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử tại đây
Khi nào bắt buộc lập biên bản thay thế hóa đơn?
Hóa đơn thay thế có cần biên bản hay không phụ thuộc trước tiên vào loại người mua, sau đó mới đến loại sai sót:
- Bắt buộc lập biên bản khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, và hóa đơn sai ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa/dịch vụ — tức thuộc nhóm sai sót phải xử lý bằng thay thế thay vì chỉ điều chỉnh.
- Không bắt buộc lập biên bản khi người mua là cá nhân không kinh doanh — bên bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
Bắt buộc dùng hình thức thay thế (không được chọn điều chỉnh) với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hoặc liên quan tài sản công khi phát hiện sai sót ảnh hưởng nội dung quan trọng. - Ngoại lệ không cần biên bản dù người mua là tổ chức: giao dịch qua sàn thương mại điện tử, nền tảng số, hoặc hóa đơn lập theo hình thức chuyển dữ liệu bảng tổng hợp.
Nói ngắn gọn: xuất hóa đơn thay thế có cần biên bản không — có, nếu đối tác của bạn là tổ chức/hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh; nếu là cá nhân tiêu dùng thông thường thì chỉ cần thông báo.
Xem thêm: Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh
Hướng dẫn điền mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử
Mẫu tải ở trên được xây dựng theo đúng cấu trúc một biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn tiêu chuẩn, gồm các phần:
- Phần căn cứ pháp lý — mẫu đã dẫn sẵn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; nếu hai bên có hợp đồng mua bán, bổ sung thêm căn cứ hợp đồng ở dòng đầu.
- Thời gian lập biên bản — ghi ngày hai bên thống nhất lập biên bản, nên trước hoặc trùng ngày phát hành hóa đơn thay thế.
- Thông tin đơn vị bán hàng và đơn vị mua hàng — tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ của cả hai bên.
- Thông tin hóa đơn gốc bị thay thế — mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập.
- Lý do thay thế — mô tả cụ thể sai sót khiến hóa đơn gốc không còn giá trị sử dụng, ví dụ sai tên hàng hóa dẫn đến sai đơn giá, thành tiền, tiền thuế.
- Bảng nội dung đã ghi sai — liệt kê tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán theo đúng số liệu trên hóa đơn gốc.
- Bảng nội dung đúng theo thỏa thuận và thực tế mua bán — liệt kê lại toàn bộ các cột tương ứng với số liệu chính xác sẽ thể hiện trên hóa đơn thay thế.
- Thống nhất phương án xử lý — ghi rõ ngày bên bán sẽ xuất hóa đơn thay thế mới.
- Cam kết và chữ ký — đại diện bên mua, bên bán ký (ký điện tử hoặc ký tay, đóng dấu), biên bản lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
Sau khi hai bên hoàn tất ký biên bản, bên bán mới lập hóa đơn thay thế, ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…” và ký số gửi cho bên mua. Từ thời điểm hóa đơn thay thế được ký số hợp lệ, hóa đơn gốc chính thức hết hiệu lực sử dụng.
Xem thêm: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn thay thế có cần biên bản không? Có, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán chỉ cần thông báo mà không bắt buộc lập biên bản.
Xuất hóa đơn thay thế có cần biên bản không khi chỉ sai một dòng hàng hóa? Có. Yếu tố quyết định là loại người mua và việc sai sót có ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa hay không — không phụ thuộc vào việc sai sót đó lớn hay nhỏ, một dòng hay nhiều dòng.
Biên bản thay thế hóa đơn có bắt buộc theo đúng một mẫu cố định của Bộ Tài chính không? Không. Pháp luật hiện hành chỉ yêu cầu có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và phương án thay thế, không quy định biểu mẫu bắt buộc. Mẫu tải ở trên được xây dựng đầy đủ các nội dung cần thiết để làm căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo biểu mẫu nội bộ nếu cần.
Lập biên bản thay thế hóa đơn trước hay sau khi phát hành hóa đơn thay thế? Biên bản cần được hai bên thống nhất và ký trước, sau đó bên bán mới căn cứ vào nội dung đã thống nhất để lập và ký số hóa đơn thay thế gửi cho bên mua.
Hóa đơn máy tính tiền viết sai có được chọn lập biên bản điều chỉnh thay vì thay thế không? Không. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hoặc liên quan tài sản công khi có sai sót ảnh hưởng nội dung quan trọng bắt buộc phải xử lý bằng hóa đơn thay thế, đồng nghĩa phải lập biên bản thay thế chứ không được chọn hình thức điều chỉnh.
TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – gói toàn quốc.
Đăng ký để dễ tìm thấy các thông tin hữu ích từ TOP dịch vụ kế toán hơn
