Ngày nay, việc di chuyển phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thiếu việc đi qua các trạm thu phí đường bộ (phí BOT) hay sử dụng dịch vụ thu phí không dừng VETC. Vậy, lệ phí đường bộ là gì? Làm thế nào để hạch toán cước đường bộ này một cách chính xác, hợp lý, hợp lệ?
TOP dịch vụ kế toán hiểu rõ những băn khoăn này. Bài viết Hạch toán lệ phí đường bộ sẽ cung cấp hướng dẫn đầy đủ, từ việc kiểm tra hồ sơ đến cách hạch toán chi tiết cho từng trường hợp, bao gồm cả hạch toán phí không dừng năm 2025 mới nhất.
Lệ phí đường bộ xe là gì?
Để hướng dẫn đầy đủ nhất về Hạch toán lệ phí đường bộ năm 2025. Hãy cùng TOP dịch vụ kế toán điểm qua khái niệm lệ phí đường bộ là gì? Hồ sơ cần để chứng minh chi phí… Từ đó nắm được bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh của việc thu phí đường bộ không dừng.
Lệ phí đường bộ là gì?
Lệ phí đường bộ là gì? Trước hết, cần phân biệt rõ:
- Lệ phí đường bộ (hay Phí sử dụng đường bộ, Phí BOT): Là khoản phí mà phương tiện phải trả khi lưu thông qua các công trình đường bộ được đầu tư xây dựng (cầu, đường, hầm…) nhằm mục đích hoàn vốn đầu tư cho công trình đó. Phí này phát sinh theo lượt xe qua trạm.
- Phí bảo trì đường bộ: Là khoản phí đóng định kỳ hàng năm hoặc theo chu kỳ đăng kiểm, dùng cho mục đích bảo trì, sửa chữa đường bộ nói chung.
Trong bài viết này, TOP dịch vụ kế toán tập trung hướng dẫn hạch toán Lệ phí đường bộ (Phí BOT), bao gồm cả hình thức thu phí thủ công và thu phí tự động không dừng (VETC, ePass…). Phí đường bộ xe ô tô thường đề cập đến cả hai loại phí này, nhưng về bản chất hạch toán chi phí phát sinh theo lượt (phí BOT/VETC) sẽ khác với phí nộp định kỳ
Kiểm tra chi phí và hồ sơ
Để chi phí lệ phí đường bộ được ghi nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN, bộ hồ sơ cần đảm bảo:
Đối với thu phí thủ công:
- Biên lai thu tiền phí sử dụng đường bộ (vé lượt/vé tháng/quý): Cần kiểm tra tính hợp lệ của biên lai (đúng mẫu, thông tin rõ ràng: đơn vị thu, số tiền, biển số xe (nếu có), ngày tháng…).
- Các chứng từ liên quan: Giấy đi đường, lịch trình công tác (nếu có)… chứng minh việc sử dụng xe phục vụ hoạt động SXKD.
Đối với thu phí không dừng (VETC):
Năm 2025, việc thu phí không dưng VETC trở nên phổ biến và tiện dụng, Thâm chí nhiều trạm thu phí còn không thu tiền mặt. Do vậy, Bài viết này tập trung chủ yếu về hướng dẫn Hạch toán lệ phí đường bộ bằng tài khoản VETC.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc Bảng kê/Thông báo cước: Do nhà cung cấp dịch vụ (VETC, VDTC…) phát hành định kỳ (thường là hàng tháng). Hóa đơn/Bảng kê này tổng hợp chi tiết các lượt xe qua trạm, số tiền phí tương ứng.
- Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng nếu thanh toán qua chuyển khoản; phiếu chi nếu nạp tiền mặt.
- Hồ sơ xe, lịch trình công tác…
Lưu ý: Việc kiểm tra kỹ lưỡng và lưu trữ đầy đủ hồ sơ là cực kỳ quan trọng, là cơ sở để hạch toán và giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Phí cầu đường hạch toán vào tài khoản nào?
Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam (Thông tư 200/2014/TT-BTC), chi phí lệ phí đường bộ (phí BOT, VETC) phát sinh nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được hạch toán vào chi phí, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của chiếc xe mà Hạch toán lệ phí đường bộ vào các tài khoản sau:
- Tài khoản 6425 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Nếu xe được sử dụng cho bộ phận quản lý chung của doanh nghiệp (xe đưa đón lãnh đạo, xe phục vụ văn phòng…)
- Tài khoản 6418 – Chi phí bán hàng: Nếu xe được sử dụng cho bộ phận bán hàng, vận chuyển hàng hóa đi bán, phục vụ công tác thị trường, tiếp thị…
- Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Nếu chi phí này liên quan trực tiếp đến việc thực hiện một hợp đồng dịch vụ, xây lắp hoặc một đơn hàng cụ thể mà chi phí được phép tập hợp riêng.
- Tài khoản 6278 – Chi phí sản xuất chung: Nếu xe dùng chung cho hoạt động tại phân xưởng sản xuất.
TOP dịch vụ kế toán khuyên bạn nên xác định rõ bộ phận sử dụng xe để Hạch toán lệ phí đường bộ vào tài khoản phù hợp nhất.
Có thể bạn quan tâm: Cách định khoản Kế Toán cơ bản
Hạch toán lệ phí đường bộ
Hạch toán lệ phí đường bộ được chia làm 3 bước cơ bản và nạp tiền bào VETC, thanh toán cước đường bộ và khai thuế. Sau đây TOP dịch vụ kế toán sẽ hướng dẫn bạn chi tiết thực hiện các bước như sau:
Hạch toán nạp tiền VETC (Hạch toán phí không dừng – Giai đoạn nạp tiền)
Khi doanh nghiệp nạp tiền vào tài khoản thu phí không dừng VETC, đây chưa phải là chi phí thực tế phát sinh mà chỉ là khoản trả trước/tạm ứng cho nhà cung cấp dịch vụ.
Cách 1: Hạch toán vào Tạm ứng
Nợ TK 141 – Tạm ứng (Chi tiết cho tài khoản VETC)
Có TK 111, 112
Cách 2: Hạch toán vào Phải trả người bán (Xem VETC như nhà cung cấp trả trước)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Chi tiết: Nhà cung cấp VETC)
Có TK 111, 112
TOP dịch vụ kế toán khuyến nghị sử dụng TK 141 hoặc TK 331 và mở chi tiết theo dõi riêng cho tài khoản VETC để tiện quản lý.
Hạch toán cước đường bộ VETC (Khi phát sinh chi phí)
Định kỳ (thường là cuối ngày), căn cứ vào Hóa đơn GTGT cước phí VETC do nhà cung cấp gửi, kế toán sẽ ghi nhận chi phí thực tế phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 6418, 6425, 154, 6278 (Tổng cước phí VETC đã sử dụng trong kỳ)
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT)
Có TK 141 (Nếu dùng TK 141 để nạp tiền)
Có TK 331 (Nếu dùng TK 331 để nạp tiền)
Còn vấn đề gì cần thảo luận thêm, hãy đặt câu hỏi tại: Diễn đàn kế toán
Hóa đơn thu tiền phí sử dụng đường bộ có kê khai thuế không?
Đây là câu hỏi rất phổ biến. TOP dịch vụ kế toán xin khẳng định: là Có
- Hóa đơn thu phí đường bộ có thuế GTGT và thanh toán đúng quy đinh sẽ được khấu trừ thuế GTGT như bình thương
- Khi hóa đơn có khấu trừ thuế: Do vậy Hóa đơn thu tiền phí sử dụng đường bộ phải kê khai thuế
Việc hạch toán lệ phí đường bộ, bao gồm cả phí BOT truyền thống và hạch toán phí không dừng VETC, đòi hỏi sự cẩn trọng trong việc kiểm tra hồ sơ và áp dụng đúng tài khoản kế toán. Nắm vững các nguyên tắc trên sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí chính xác, tuân thủ quy định và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
Khi cần Dịch vụ kế toán => TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – trọn gói toàn quốc.
