HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 138 – Phải thu khác theo hướng dẫn Thông tư 99/2025. TOP dịch vụ kế toán hướng dẫn bạn chi tiết cách hạch toán, kết cấu, và ví dụ thực tế đầy đủ nhất.
Nguyên tắc kế toán TK 138 thông tư 99
Để hạch toán tài khoản 138 theo thông tư 99, trước hết các kế toán cần năm tài khoản 138 dùng để làm gì và khi nào hạch toán vào tài khoản 138?.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các Tài khoản 131, TK 133, TK 136 và tình hình thanh toán các khoản phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Giá trị tài sản thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý.
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn… đã được xử lý bắt bồi thường.
- Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên Tài khoản 1283).
- Các khoản đã chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh… nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi.
- Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu chi hộ cho bên giao ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế…
- Khoản phải thu về cổ tức, lợi nhuận được chia bằng tiền hoặc tài sản phi tiền tệ từ các hoạt động đầu tư tài chính.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu (ví dụ mặt hàng xăng nhập khẩu) đã nộp, được khấu trừ hoặc hoàn theo quy định của pháp luật thuế.
- Giá trị tài sản mang đi đầu tư vào hợp đồng hợp tác kinh doanh.
- Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
Kết cấu Tài khoản 138 – và các tài khoản cấp 2
Sau khi nắm được các trường hợp phải hạch toán tài khoản 138 – phải thu khác. Hãy cùng TOP dịch vụ kế toán tìm hiểu về Kết cấu tài khoản 138 và các tài khoản cấp 3 theo quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC mới nhất nhé.
Bên Nợ TK 138:
- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý.
- Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân.
- Số thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu đã nộp được khấu trừ hoặc được hoàn theo quy định.
- Giá trị tài sản doanh nghiệp đem đầu tư vào hợp đồng hợp tác kinh doanh.
- Phải thu về cổ tức, lợi nhuận được chia bằng tiền từ hoạt động đầu tư tài chính.
- Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác.
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng).
Bên Có TK 138:
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý.
- Số thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu đã được khấu trừ hoặc hoàn.
- Giá trị tài sản hoặc lợi ích doanh nghiệp được chia từ hợp đồng hợp tác kinh doanh.
- Số tiền đã thu được về các khoản phải thu khác.
- Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá giảm).
Số dư bên Nợ: Phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
Hỏi: Tài khoản 138 số dư bên nào?
Trả lời: Tài khoản 138 có số dư bên NỢ
Tài khoản 138 có 3 tài khoản cấp 2 là:
- Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản bị thiếu trong kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân hoặc chưa có quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền
- Tài khoản 1383 – Thuế TTĐB của hàng nhập khẩu: Phản ánh số thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) mà doanh nghiệp đã nộp ở khâu nhập khẩu, nhưng được khấu trừ hoặc hoàn lại theo quy định của pháp luật thuế
- Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh mọi khoản phải thu khác của doanh nghiệp ngoài phạm vi các tài khoản 131, 136, TK 141, 1381, 1383
Xem thêm các tài khoản khác tại: Tài Khoản Kế Toán theo Thông tư 99 năm 2025
HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 138 – PHẢI THU KHÁC THEO TT 99
Tiếp theo là phần quan trọng nhất bài biết với 12 nghiệp vụ kế toán cơ bản khi hạch toán tài khoản 138 – phải thu khác mà kế toán cần nắm vững.
3.1. Hạch toán khi phát hiện thiếu tài sản cố định (TSCĐ)
Trường hợp 1: TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định nguyên nhân, chờ xử lý khi đó kế toán hạch toán tài khoản 138 như sau:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) : Giá trị còn lại của TSCĐ
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ : Giá trị hao mòn
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình : Nguyên giá
Giải thích: Đây là bút toán phản ánh giá trị tài sản bị thiếu nhưng chưa xác định nguyên nhân, doanh nghiệp tạm ghi nhận vào TK 1381 – “Tài sản thiếu chờ xử lý” để theo dõi.
👉 Trong HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 138 theo TT 99, đây là bước tạm thời trước khi có quyết định xử lý chính thức.
3.2. Hạch toán thiếu TSCĐ dùng cho phúc lợi
Khi thiếu TSCĐ phục vụ hoạt động phúc lợi (nhà ăn, xe đưa đón…), khi đó kế toán hạch toán tài khoản 138 như sau:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ : Giá trị hao mòn
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ : Giá trị còn lại
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình : Nguyên giá
Đồng thời, phản ánh giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
3.3. Hạch toán khi kiểm kê phát hiện thiếu tiền, vật tư, hàng hóa
Bước 1: Khi phát hiện thiếu nhưng chưa xác định nguyên nhân, khi đó kế toán hạch toán tài khoản 138 như sau:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có các TK 111, 152, TK 153, 155, 156…
Bước 2: Khi có quyết định xử lý:
Nếu người phạm lỗi nộp bồi thường:
Nợ TK 111, TK 112 – giá trị thu từ bồi thường
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Nếu trừ vào lương:
Nợ TK 334 – giá trị bồi thường
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Nếu phần còn lại tính vào chi phí khi đó kế toán hạch toán tài khoản 138 như sau:
Nợ TK 632, 811 – Giá trị thiếu chờ xử lý
Có TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý
📌 Lưu ý: Trong HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 138 theo TT 99, chỉ phản ánh tài sản thiếu vào TK 1381 khi chưa rõ nguyên nhân. Khi xác định được người chịu trách nhiệm, phải chuyển sang TK 1388 hoặc TK liên quan.
3.4. Hạch toán các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ
Nợ TK 1388 – Phải thu khác
Có các TK 152, 153, 155, 156… loại hàng hóa cho mượn
Ví dụ: doanh nghiệp cho công ty đối tác mượn máy móc hoặc nguyên vật liệu tạm thời, khi đó ghi nhận vào TK 1388.
3.5. Hạch toán khoản chi hộ bên thứ ba
Nợ TK 1388 – Phải thu khác
Có các TK liên quan (111, 112, 331…)
📌 Ví dụ: Bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu chi hộ thuế, phí vận chuyển, phí hải quan cho bên giao ủy thác thì ghi nhận vào TK 1388 để thu hồi sau, khi đó kế toán hạch toán tài khoản 138 như sau.
3.6. Hạch toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu
a) Khi bên nhận ủy thác chi hộ cho bên giao ủy thác, khi đó kế toán hạch toán tài khoản 138 như sau:
Nợ TK 1388 (nếu bên giao chưa ứng tiền)
Nợ TK 3388 (trừ vào tiền đã nhận ứng trước)
Có TK 111, 112… tổng giá trị
b) Khi thanh toán bù trừ giữa hai bên:
Nợ TK 3388 Tiền ứng trước
Có TK 1388 Tiền ứng trước
📌 Trong HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 138 theo TT 99, các giao dịch ủy thác được theo dõi chi tiết giữa các bên để đảm bảo tính minh bạch về nghĩa vụ và quyền lợi.
3.7. Hạch toán cổ tức, lợi nhuận được chia
Nợ TK 1388 – Phải thu khác
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
👉 Áp dụng khi doanh nghiệp đầu tư tài chính nhưng chưa nhận được tiền mặt.
3.8. Hạch toán khi thu được tiền của các khoản phải thu khác
Nợ TK 111, 112 – Thu hồi các khoản phải thu khác
Có TK 1388 – – Thu hồi các khoản phải thu khác
📌 Bút toán này thường phát sinh khi thu hồi khoản chi hộ, khoản cho mượn, hoặc cổ tức đã được ghi nhận từ kỳ trước.
3.9. Xử lý khoản phải thu khác theo quyết định
Nợ TK 111, 112 – nếu thu bằng tiền
Nợ TK 334 – nếu trừ lương
Nợ TK 2293 – nếu dùng dự phòng bù đắp
Nợ TK 642 – nếu ghi nhận chi phí
Có TK 1388 – Phải thu khác
3.10. Bán khoản phải thu khác (chuyển nhượng nợ)
Khi doanh nghiệp bán khoản phải thu cho công ty mua bán nợ, khi đó kế toán hạch toán tài khoản 138 như sau:
Nợ TK 111, 112 – Số tiền thu được
Nợ TK 2293 – Dự phòng tổn thất tài sản
Nợ các TK liên quan – Phần chênh lệch lỗ
Có TK 1388 – Phải thu khác
3.11. Hạch toán khoản chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD không được phê duyệt
Nợ TK 1388 – Phải thu khác
Có TK 241, 641, 642…
📌 Đây là khoản chi phải thu hồi do không được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận, theo hướng dẫn HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 138 theo TT 99.
3.12. Hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) hàng nhập khẩu
a) Khi phát sinh nghĩa vụ thuế TTĐB phải nộp:
Nợ TK 1383 – Thuế TTĐB hàng nhập khẩu
Có TK 3332 – Thuế TTĐB
b) Khi nộp thuế:
Nợ TK 3332 – Thuế TTĐB
Có TK 111, 112 – – Thuế TTĐB
c) Khi được khấu trừ hoặc hoàn thuế:
Nợ TK 3332, 632 – Các khoản hoàn thuế hoặc đưa vào chi phí
Có TK 1383 – Thuế TTĐB của hàng nhập khẩu
Hoặc hạch toán tài khoản 138 khi được hoàn thuế TTĐB
Nợ TK 111, 112 – tiền hoàn
Có TK 1383 – Thuế TTĐB của hàng nhập khẩu
📌 Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp nhập khẩu xăng sinh học, số thuế TTĐB đã nộp ở khâu nhập khẩu được khấu trừ với thuế TTĐB ở khâu bán ra.
TOP dịch vụ kế toán – nơi kết nối các doanh nghiệp và công ty kế toán, khai thuế, báo cáo thuế uy tín – chuyên nghiệp – giá rẻ – gói toàn quốc.
- Bạn là CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN: đăng ký làm Dịch vụ kế toán miễn phí và chứng minh năng lực để khách hàng lựa chọn
- Bạn là DOANH NGHIỆP: xem ngay DANH SÁCH CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN theo từng tỉnh thành để có nhiều lựa chọn
- Cùng thảo luận tại: Diễn đàn kế toán và thuế
